Online reservaties

Dit vereenvoudigt de administratie tussen ouders en initatief aanzienlijk.
Deze aanvraag kan via het administratief gedeelte goed of afgekeurd worden met een zelfbepaalde reden.

U vind de functionaliteit Online Reservaties terug in het hoofdmenu.

U vind hierbij volgende items:

• Online reservaties: hier beheert u de reservaties die door de ouders online werden aangevraagd
• Online reservaties status: hier kunt u zelf positieve en negatieve redenen opgeven om een reservaties goed of af te keuren
• Reservatie periode: hier kunt u instellen in welke peridoe er online gereserveerd kan worden

In dit menuitem kunt u zelf postieven en negatieve reden opgeven om een reservatie goed of af te keuren.
Deze reden wordt na het bevestigen meegedeeld met de ouder.

In bovenstaand voorbeeld ziet u de standaardwaarden Goedgekeurd en Afgekeurd staan.
U kunt zelf een reden Toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken:

U kunt zelf bepalen in welke periode er gereserveerd kan worden.
Dit doet u door de periode waarin gereserveerd mag worden in te stellen.

In bovenstaand voorbeeld, is reserveren altijd mogelijk :)
U kunt ook kortere en meerdere periodes definieren, of de bestaande periode steeds met enkele weken verlengen (bijvoorbeeld als er werd afgesproken via het huishoudelijk regelment dat er maximum tot vier weken later mag gereserveerd worden).

Een nieuwe periode kunt u toevoegen via de knop Toevoegen:

Ouders kunnen via het oudergedeelte naamkinderdagverblijf-gemeente.ouder.zone verbinden om online reservaties door te geven. (wij bezorgen u eventueel de juiste link voor de ouders)
Voordat dit mogelijk is, zijn er een aantal instellingen noodzakelijk.

In de kindfiche moet de optie Flexibel opvangplan op ja staan.

Ouders moeten zich aanmelden via een klantnummer en wachtwoord.
Bij de eerste inschrijving worden deze gegevens automatisch random gegenereerd en ingevuld.

U kunt deze gegevens zelf aanpassen.
Zowel de klantnummer als het wachtwoord mogen cijfers of letters zijn.

Online reservaties die door de ouders werden aangevraagd moeten ook goedgekeurd of afgekeurd worden om in de d-care planning en touch te verschijnen.
Je kunt deze functionaliteit openen door te surfen in het hoofdmenu naar Online Reservaties.

Je kunt de reservaties opvragen door te filteren in de menubalk en daarna te klikken op het vergrootglas.

De gemaakte reservaties worden dan zichtbaar.
Voor elke reservatie wordt een regel aangemaakt (ook al bevat deze reservatie dagen verspreid over enkele maanden)
Deze dagen kunnen individeel goed of afgekeurd worden op verschillende tijdstippen.

Een reservatie kan volgende elemenen bevatten:

1. Het kindje is aanwezig geweest op een dag die werd goedgekeurd
2. Het kindje is aanwezig geweest op een dag die werd afgekeurd
3. Deze dag werd afgekeurd
4. Deze dag werd goedgekeurd
5. Deze dag werd negatief opgeslagen (maar is nog niet goedgekeurd)
6. Deze dag werd positief opgeslagen (maar is nog niet goedgekeurd)
7. Deze dag werd aangevraagd en er werd nog geen status voor opgeslagen

Op basis van je bezetting wil je aangevraagde plaatsen goed of afkeuren.
Je kunt dit opslaan zonder onmiddellijk te moeten bevestigen. Op deze manier kan je een "tijdelijke" planning maken zonder je een bericht (e-mail) doorstuurd naar de ouders.

Hoe kan je een dag goed of afkeuren?

1. Selecteer de desbetreffende dagen die je goed of af wil keuren
2. Kies bovenaan bij Bevestigingsstatus een postieve (goedkeuren) of negatieve (afkeuren) reden
3. Klik op opslaan (je kunt ook kiezen voor Bevestigen, maar dan worden deze dagen onmiddellijk bevestigd via email naar de gebruiker)

Zoals je merkt worden onderstaande dagen positief opgeslagen (vinkje groene achtergrond) maar werden deze nog niet bevestigd.
Wanneer je deze reservatie bevestigd worden deze dagen ook goedgekeurd voor de ouders.
Je kunt dezelfde actie ondernemen bij dezelfde registratie, maar dan afgekeurd.
Bijvoorbeeld:

Heb je gemerkt dat je fout bent geweest, dan kan je altijd de status van deze dagen neutraal maken (paarse achtergrond) of corrigeren naar de juiste status.
Dit doe je als volgt:

1. Selecteer de dagen die een verkeerdelijke status werden toegewezen.
2. Kies Bevestigingsstatus "Reden ongedaan maken"
3. Klik op opslaan

De status werd van deze dagen werd terug "neutraal" gemaakt.

Weetje:
Wil je snel alle dagen selecteren binnen een reservatie.
Klik dan op het Selectievakje in de reservatie.
Op deze manier kan je ook alles snel terug "unchecken"

Wil je de reservatie (gedeeltelijk) bevestigen?
Doe dan het volgende:

1. Selecteer de dagen die bevestigd mogen worden (ook al zijn de neutrale dagen aangeduid, deze worden nooit meebevestigd omdat deze nog geen status hebben)
2. Selecteer de reservatie
3. Klik op bevestigen

Resultaat:

Ouders ontvangen de status van deze dagen via e-mail:

Een ouder heeft de bevestigingsmail niet onvangen, kan ik deze opnieuw doorsturen?

Ja dit is perfect mogelijk.
Je kunt dit doen als volgt:

1. Selecteer de reservatie van het kindje
2. Zorg ervoor dat eventueel aangeduide dagen (die nog niet bevestigd mogen worden) terug uitgeschakeld zijn.
3. Klik op bevestigen

Er wordt opnieuw een bevstigingsmail gestuurd naar de ouder.